Esther Marietha: Mail Merge melalui Open Office

1. Langkah pertama dalam membuat mail merge adalah membuat dokumen atau surat yang nantinya ingin kita gunakan untuk membuat mail merge.

2. Setelah surat kita buat maka langkah selanjutnya adalah memilih menu tools > mail merge wizard

3. Selanjutnya, pilih use current document lalu klik next

4. Selanjutnya pada menu type document, pilih letter lalu klik next.

5. Memilih data source yang telah kita miliki sebelumnya dengan mengklik “select different address list” atau “select address list”

6. Kemudian muncul jendela pilihan address list yang akan kita gunakan. Lalu klik Create.

7. Kemudian muncul tampilan new address list, lalu klik tombol customize.

8. Setelah itu akan muncul Customize address list. Kemudian klik delete hingga semuanya terhapus.

9. Setelah address list elementsnya di delete semua, lalu klik customize.

10. Setelah itu akan muncul jendela elements Add Elements, lalu klik Add.

11. Lalu ketikkan nama, alamat dan kota di kotak Add Element secara satu persatu. Setelah itu klik Add. Setelah selesai membuat element klik OK.

12. Kemudian muncul jendela select address list, klik OK.

13. Setelah itu, akan muncul jedela save as, lalu klik ok.

14. Setelah itu, maka akan muncul jendela insert address block

15. Selanjutnya adalah menetukan field yang ingin anda gunakan. Untuk menyesuaikan urutan field, maka yang perlu anda lakukan adalah menekan tombol atas, bawah, kanan, kiri pada jendela dialog. Apabila anda belum menyesuaikan atau menentukan field maka akan terdapat tulisan <not matched yet> yang artinya belum selesai.

16. Setelah field telah ditentukan, maka akan muncul gambar sebagai beikut, lalu klik ok

17. Selanjutnya akan muncul gambar sebagai berikut:

18. Langkah selanjutnya adalah menentukan format address block. Klik more untuk menentukan format alamat yang akan tampil sesuai dengan yang anda inginkan. Jika anda mengklik tombol more, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Selanjutnya adalah klik new.

19. Langkah selanjutnya adalah menentukan field pada wizard dengan cara mengklik match field, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Setelah itu, kita ganti address elements first name menjadi NAMA, Address Line 1 menjadi ALAMAT dan Address Line 2 menjadi KOTA.

20. Pada menu selanjutnya menentukan apakah document yang ingin kita buat mengandung kata kata pembuka. Jika anda tidak menginginkan adanya kata pembuka, anda cukup menghilangkan semua tanda checklist yang ada pada jendela dialog.